Chi phí quay phim sự kiện không có một mức cố định cho mọi chương trình. Một buổi hội nghị nhỏ, một lễ ký kết, một talkshow doanh nghiệp hay một gala dinner sẽ cần cách bố trí máy quay, nhân sự và đầu ra sản phẩm khác nhau. Chính vì vậy, báo giá quay phim sự kiện luôn phải đi theo mục tiêu thực tế thay vì chỉ nhìn vào số lượng máy.
Với doanh nghiệp, điều quan trọng không chỉ là quay được hình. Điều quan trọng hơn là hình ảnh có đủ chỉn chu để dùng làm truyền thông, tư liệu nội bộ hay hồ sơ năng lực sau chương trình hay không. Nếu anh/chị đang cần tham khảo tổng thể trước khi chốt phương án, có thể xem thêm dịch vụ quay phim sự kiện để hình dung rõ hơn về cách ProMedia triển khai tại hiện trường.
Trong trường hợp chương trình của anh/chị cần phát trực tiếp song song, có thể đối chiếu thêm với dịch vụ livestream sự kiện để so sánh giữa phương án ghi hình và phương án phát live. Còn nếu muốn hiểu rõ từng bước từ nhận brief đến bàn giao video, bài quy trình quay phim sự kiện sẽ giúp anh/chị hình dung nhanh hơn.
1) Báo giá quay phim sự kiện theo gói tham khảo
Dưới đây là các cấu hình phổ biến để doanh nghiệp dễ hình dung. Mức thực tế sẽ thay đổi theo địa điểm, thời lượng chương trình, số lượng máy quay, đầu ra sản phẩm và yêu cầu hậu kỳ.
Gói A — Quay phim sự kiện 1 máy
Phù hợp: workshop nhỏ, họp nội bộ, tọa đàm đơn giản, sự kiện ít chuyển động hoặc chương trình chỉ cần tư liệu cơ bản.
Thường bao gồm:
- 01 camera + 01 quay phim
- Ghi hình toàn bộ nội dung chính của chương trình
- Lấy âm thanh trực tiếp từ máy hoặc từ nguồn hỗ trợ tùy điều kiện thực tế
- Bàn giao file gốc hoặc file full theo thỏa thuận
Gói 1 máy phù hợp khi mục tiêu chính là lưu tư liệu hoặc ghi lại nội dung chương trình theo cách gọn nhẹ. Tuy nhiên, nếu sân khấu có nhiều diễn giả hoặc cần hình ảnh linh hoạt hơn, doanh nghiệp nên cân nhắc phương án từ 2 máy trở lên.
Gói B — Quay phim sự kiện 2 máy
Phù hợp: hội nghị, hội thảo, lễ ký kết, khai trương, talkshow, chương trình có MC và diễn giả.
Thường bao gồm:
- 02 camera với bố cục toàn + cận
- 02 nhân sự quay hoặc quay kết hợp điều phối tùy cấu hình
- Ghi hình ổn định phần sân khấu và nhân vật chính
- Có thể dựng file full hoặc clip highlight tùy gói
Đây là phương án phổ biến nhất vì cân bằng khá tốt giữa chi phí và chất lượng hình ảnh. Với 2 máy, video sẽ có nhịp tốt hơn và hạn chế cảm giác đơn điệu so với chỉ có một góc quay cố định.
Gói C — Quay phim sự kiện nhiều máy
Phù hợp: gala dinner, đại hội cổ đông, hội thảo lớn, chương trình có nhiều hoạt động trên sân khấu hoặc cần ghi hình cả phản ứng khán giả.
Thường bao gồm:
- 03 máy trở lên tùy quy mô sự kiện
- Bố trí góc toàn, góc cận sân khấu, góc khán giả hoặc góc hoạt động phụ
- Nhân sự quay phim và hậu kỳ theo phương án riêng
- Có thể dựng highlight, bàn giao file full hoặc cắt nhiều đầu ra ngắn tùy mục tiêu sử dụng
Gói nhiều máy phù hợp khi doanh nghiệp cần hình ảnh dày, nhiều khoảnh khắc và có kế hoạch tận dụng video sau sự kiện cho truyền thông, fanpage, website hoặc hồ sơ năng lực.
Nếu anh/chị chưa chắc chương trình của mình nên dùng 1 máy, 2 máy hay nhiều máy, có thể tham khảo thêm bài shotlist quay phim sự kiện để hình dung rõ những cảnh cần quay trong từng loại chương trình.
2) Những yếu tố làm thay đổi báo giá quay phim sự kiện
Cùng là quay phim sự kiện, nhưng mức chi phí có thể chênh lệch khá nhiều. Dưới đây là những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp nhất đến báo giá.
Số lượng máy quay
Đây là yếu tố dễ nhìn thấy nhất. Một chương trình dùng 1 máy sẽ khác hoàn toàn với chương trình cần 2 máy hoặc 3 máy trở lên. Càng nhiều máy, video càng linh hoạt, nhưng chi phí nhân sự và hậu kỳ cũng tăng theo.
Loại chương trình cần quay
Quay hội nghị, quay talkshow, quay gala dinner hay quay lễ khai trương sẽ có nhịp ghi hình rất khác nhau. Những chương trình có nhiều điểm nhấn, nhiều khoảnh khắc hoặc nhiều nhân vật cần bám sát thường yêu cầu cấu hình cao hơn.
Thời lượng chương trình
Một sự kiện kéo dài 1–2 giờ sẽ khác với chương trình diễn ra cả buổi hoặc cả ngày. Thời lượng quay dài hơn thường kéo theo chi phí nhân sự, pin, thẻ nhớ, quản lý file và hậu kỳ cao hơn.
Yêu cầu đầu ra sau sự kiện
Có doanh nghiệp chỉ cần file full để lưu tư liệu. Có doanh nghiệp lại cần thêm video highlight, clip recap ngắn, bản cắt theo từng phần hoặc nhiều đầu ra cho mạng xã hội. Mỗi loại đầu ra sẽ ảnh hưởng đến khối lượng dựng hậu kỳ và báo giá tổng thể.
Mức độ phức tạp của sân khấu và venue
Venue rộng, ánh sáng thay đổi nhiều, sân khấu nhiều lớp hoặc có phần trao quà, ký kết, biểu diễn sẽ đòi hỏi cách bố trí máy và kỹ năng bắt hình khác với một chương trình tĩnh, ít di chuyển.
Âm thanh và phối hợp kỹ thuật
Nếu cần lấy line âm thanh sạch từ mixer, đồng bộ với hệ thống LED, slide hoặc phần trình chiếu, ekip sẽ cần phối hợp kỹ hơn với venue. Đây cũng là yếu tố làm thay đổi chi phí quay phim sự kiện.
Khoảng cách di chuyển và điều kiện triển khai
Sự kiện tại Hà Nội, sự kiện ngoại thành hoặc sự kiện phải đi tỉnh sẽ có phần chi phí triển khai khác nhau. Ngoài ra, những venue khó vận chuyển thiết bị hoặc thời gian setup gấp cũng thường ảnh hưởng đến báo giá.
Nếu anh/chị muốn nhìn rõ từng bước công việc đằng sau một buổi quay, có thể đọc thêm quy trình quay phim sự kiện. Bài này sẽ giúp hiểu vì sao có chương trình báo giá gọn, nhưng cũng có chương trình cần nhiều đầu việc hơn tưởng tượng.
3) Nên chọn gói quay phim nào cho từng loại sự kiện?
Không phải lúc nào nhiều máy hơn cũng tốt hơn. Quan trọng là chọn đúng theo mục tiêu thực tế của chương trình.
- Chọn 1 máy nếu chương trình nhỏ, ít chuyển động, chủ yếu cần lưu tư liệu hoặc ghi hình phần phát biểu chính.
- Chọn 2 máy nếu chương trình có MC, diễn giả, ký kết, trao quà hoặc cần video nhìn chỉn chu hơn để truyền thông.
- Chọn nhiều máy nếu sự kiện lớn, có nhiều hoạt động song song, có sân khấu rộng hoặc cần bắt cả không khí khán giả và chi tiết chương trình.
Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp nên chọn cấu hình đủ dùng thay vì chọn quá đơn giản rồi sau đó tiếc vì thiếu góc hình hoặc thiếu tư liệu hậu kỳ.
Nếu anh/chị đang phân vân riêng về phần số lượng máy quay cho hội nghị hoặc hội thảo, em sẽ đi tiếp bài chuyên sâu ở nhánh này để tách intent rõ hơn. Tạm thời, anh/chị có thể dùng bài này như mốc tham khảo ban đầu để định hướng ngân sách.
4) Quay phim sự kiện và livestream sự kiện khác nhau thế nào về chi phí?
Nhiều doanh nghiệp khi chuẩn bị sự kiện thường phân vân giữa quay phim sự kiện và livestream sự kiện, hoặc không rõ có nên kết hợp cả hai hay không.
Về bản chất, quay phim sự kiện tập trung vào việc ghi lại hình ảnh để sử dụng sau chương trình. Livestream sự kiện lại tập trung vào phát trực tiếp ổn định trong thời gian thực. Vì vậy, hai phương án có cấu trúc chi phí khác nhau. Livestream thường nhấn mạnh nhiều hơn vào đường truyền, hệ thống phát và phương án backup. Quay phim sự kiện lại nhấn mạnh nhiều hơn vào góc hình, cách bắt khoảnh khắc và đầu ra hậu kỳ.
Nếu chương trình của anh/chị vừa cần phát trực tiếp vừa cần tư liệu đẹp để truyền thông sau sự kiện, có thể cân nhắc kết hợp cả livestream sự kiện và quay phim sự kiện ngay từ đầu để tối ưu chi phí hơn là tách rời từng phần.
5) Mẫu thông tin nên gửi để nhận báo giá quay phim sự kiện nhanh hơn
Để nhận báo giá sát thực tế hơn, doanh nghiệp nên gửi trước cho ekip các thông tin cơ bản dưới đây:
- Tên sự kiện và địa điểm tổ chức
- Ngày giờ diễn ra và tổng thời lượng chương trình
- Loại sự kiện: hội nghị, hội thảo, khai trương, talkshow, gala hay lễ ký kết
- Dự kiến cần quay file full, highlight hay cả hai
- Muốn dùng 1 máy, 2 máy hay cần ekip đề xuất theo thực tế
- Chương trình có sân khấu, LED, slide, phần biểu diễn hoặc nhiều hoạt động song song hay không
- Có cần ghi hình song song với livestream hoặc chụp ảnh hay không
- Deadline cần nhận file sau sự kiện
Khi nhận đủ các thông tin này, ekip sẽ báo giá nhanh hơn và bám sát nhu cầu thật hơn. Nếu anh/chị đang ở giai đoạn lựa chọn nhà cung cấp, bài viết về kinh nghiệm chọn đơn vị ở cụm livestream cũng có thể tham khảo cách đặt câu hỏi trước khi chốt.
6) Kết luận: nên lấy báo giá theo gói hay theo brief thực tế?
Khung gói 1 máy, 2 máy hay nhiều máy giúp doanh nghiệp hình dung nhanh mức đầu tư ban đầu. Tuy nhiên, để nhận được báo giá quay phim sự kiện sát nhất, anh/chị vẫn nên gửi brief thực tế về loại chương trình, địa điểm, thời lượng và đầu ra mong muốn.
Với dịch vụ quay phim sự kiện, điều quan trọng không chỉ là giá, mà là hình ảnh sau cùng có đủ giá trị sử dụng hay không. Một phương án phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp vừa tối ưu ngân sách, vừa có được tư liệu tốt để phục vụ truyền thông sau chương trình.
Anh/chị cần báo giá quay phim sự kiện sát nhất theo địa điểm và mục tiêu sử dụng video? ProMedia có thể hỗ trợ tư vấn nhanh theo brief thực tế tại đây:
https://promedia.vn/dich-vu-quay-phim/
